Informationen für HCP’s in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten

Mit den folgenden Richtlinien, möchten wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch BIAL DEUTSCHLAND GMBH informieren.

1. Verantwortliche Stelle

Für die Datenerhebung und -verarbeitung sind gemeinschaftlich BIAL PORTELA & CA, S.A., 4745-455 São Mamede do Coronado, Portugal und BIAL DEUTSCHLAND GMBH (nachfolgend Bial) verantwortlich.

2. Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses  

Zur Aufnahme, Durchführung oder Beendigung Ihres Beschäftigungsverhältnisses verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten von Ihnen:

1. a) Identifikationsdaten: Name, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Abstammung, Geschlecht, Wohnsitz, private Telefonnummer/ E-Mailadresse/ Foto (auf freiwilliger Basis), Schulbildung, Personalausweis- und/oder Reisepassnummer, Führerschein, Zulassungsnummer, Kontonummer und/oder Bankleitzahl, Steuernummer, Sozialversicherungsnummer und biometrische Daten (digitale Abdrücke)
2. b) Familiäre Situation: Familienstand, Name des Ehegatten, Kinder oder abhängige Personen sowie weitere für steuerrechtliche Zwecke oder für die Festsetzung zusätzlicher Vergütungen relevante Informationen
3. c) Berufliche Tätigkeit: Arbeitszeit und -ort, Tag der Einstellung, Dienstalter, Beschäftigungskategorie, Dienstalter in der Kategorie, Gehaltsniveau oder -stufe, Vertragsart
4. d) Mit der Vergütung verbundene Elemente: Grundvergütung, sonstige feste oder variable Leistungen, Zuschüsse, Urlaub, Pünktlichkeit und Fehlzeiten, Freistellungen, sonstige für die Vergabe von zusätzlichen Vergütungen relevante Elemente, Betrag oder Satz in Bezug auf zwingende oder freiwillige Abzüge
5. e) Sonstige Daten: eventueller Grad der Behinderung der betroffenen Person oder ihrer Familienangehörigen, eventuelle vorübergehende Behinderung aufgrund eines Arbeitsunfalls oder einer Berufskrankheit, Leistungsort, Kontonummer und Bezeichnung der Institution.

Diese für die Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses erforderlichen Angaben dürfen von uns auf der Grundlage von Art. 88 DSVGO in Verbindung mit § 26 Bundesdatenschutzgesetz und auf Grund von spezifischen Rechtsvorschriften verarbeitet werden.

3. Datenübermittlung

BIAL übermittelt personenbezogene Daten an Dritte, sofern dies zwingend erforderlich ist und eine Rechtsgrundlage besteht, u.a. zu folgenden Zwecken:

1. a) Laufende Verwaltung des Arbeitsverhältnisses
2. b) Berechnung und Zahlung von Vergütungen, zusätzlichen Leistungen, sonstigen Beihilfen und Gratifikationen
3. c) Abrechnungen, Einbehalt von Steuern und Vorgänge, die mit zwingenden oder freiwilligen sich aus gesetzlichen Bestimmungen ergebenden Abzügen verbunden sind
4. d) Durchführung nicht personenbezogener statistischer Erhebungen, die von der verarbeitenden Stelle im Rahmen der Vergütungsabrechnung erfolgen
5. e) Einhaltung gesetzlicher Auflagen

Mögliche Datenempfänger sind folgende Einrichtungen (sowie alle sonstigen auf diese folgenden oder diese ersetzende Einrichtungen):

1. a) Sozialversicherung
2. b) Steuerbehörde
3. c) Aufsichtsbehörden für Arbeit und Beschäftigung
4. d) Bank- und Versicherungsgesellschaften
5. e) Jede andere Stelle, die mit der Verarbeitung von Vergütungen und/oder mit der Verwaltung des Personals in Verbindung stehenden Aufgaben beauftragt wurde, sowie
6. f) andere nicht genannte Stellen, die gesetzlich dazu berechtigt sind, die in Frage stehenden Daten zu verarbeiten.

Außerdem kann BIAL personenbezogene Daten weitergeben an

1. a) Unternehmen der Gruppe
2. b) Geschäftspartner, einschließlich und namentlich Lizenzgeber, Lizenznehmer, Vertreter Vertragsgeber und Vertragsnehmer, immer im Rahmen der Erfüllung der entsprechenden Verträge
3. c) Industrieverbände, interne Auditoren, externe Auditoren, Rechtsberater,
4. d) Verwaltungsbehörden (im Bereich Arzneimittel, Wettbewerb oder anderen),
5. e) Zollbehörden, Botschaften, Konsulate oder andere Stellen, bei denen die spezifischen Voraussetzungen für die rechtmäßige Verarbeitung vorliegen.

BIAL stellt sicher, dass mit Dritten, soweit erforderlich, Verträge zur Auftragsverarbeitung im Sinne des Art. 28 Abs. 3 DSGVO geschlossen und bei Übermittlung in ein Drittland geeignete Garantien vorgesehen wurden (bspw. Abschluss von Standardvertragsklauseln).

Die Verarbeitung und Übermittlung personenbezogener Daten erfolgt in jedem Fall in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften, insbesondere mit der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr (Datenschutz-Grundverordnung oder DSGVO).

4. Weitere Datenverarbeitungsprozesse

Laut Richtlinie HQ-CR3 (Sicherheits- und Verwendungsrichtlinien der IT-Systeme) werden die Informationssysteme von BIAL den Benutzern für berufliche Zwecke zur Verfügung gestellt und enthalten, von einzelnen Ausnahmen abgesehen, keine personenbezogenen Daten. In hinreichend begründeten Ausnahmefällen (z. B. bei Krankheit oder Tod, Verhinderung oder vorzeitigem Ausscheiden eines Mitarbeiters; im Rahmen von Gerichts- oder Ermittlungsverfahren aufgrund einer Anzeige oder eines begründeten Verdachts eines Verstoßes) ist die DSIg jedoch berechtigt auf das E-Mail-Postfach zuzugreifen und dieses zu verfügen, wobei dies auf das unbedingt Notwendige zu beschränken ist und strikt mit der Erfüllung gesetzlicher Auflagen, der Verfolgung berechtigter Interessen von BIAL oder der Fortsetzung der Geschäftstätigkeit zusammenhängen muss.

BIAL übt keine individuelle Kontrolle aus und respektiert die Privatsphäre der Benutzer und verzichtet auf einen dauerhaften oder systematischen Zugriff auf Informationen aus den verwendeten IT-Ressourcen und Informationssystemen. Ein Zugriff erfolgt nur in allgemeiner und entsprechend parametrisierter Form, um mögliche Abweichungen von den von BIAL festgelegten Sicherheitsvorschriften zu erfassen. 

Jede seitens der Gruppe BIAL durchgeführte Verarbeitung personenbezogener Daten unterliegt menschlichen Eingriffen, wobei keine automatisierte Entscheidung erfolgt.

5. Speicherdauer

Grundsätzlich werden die Daten nur für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses gespeichert. Soweit gesetzliche Aufbewahrungsfristen einschlägig sind, werden die Daten darüber hinaus bis zum Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfristen gespeichert. So werden beispielsweise steuerrechtlich relevante Daten bis zu 6 oder 10 Jahre aufbewahrt; Lohnnachweise über Arbeitsstunden und das an den Arbeitnehmer gezahlte Entgelt unterliegen einer fünfjährigen Aufbewahrungsfrist.

6. Ihre Rechte

Als betroffene Person haben Sie das Recht auf Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten Daten. In bestimmten Fällen können sie auch eine Berichtigung, Löschung, Sperrung, Widerspruch oder Übertragung Ihrer Daten verlangen. BIAL achtet und gewährleistet Ihre Rechte gemäß den geltenden Gesetzen und Vorschriften zum Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten. Zur Geltendmachung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten, dessen Kontaktdaten unten aufgeführt sind.

Darüber hinaus haben Sie als betroffene Person das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen, wenn sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt. Das Beschwerderecht kann insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat des Aufenthaltsorts oder des Arbeitsplatzes der betroffenen Person oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend gemacht werden.

7. Kontaktdaten Datenschutzbeauftragter

Der Ansprechpartner für alle Fragen im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten und zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte ist unser Datenschutzbeauftragter FIRST PRIVACY GmbH. Diesen können Sie wie folgt erreichen:

FIRST PRIVACY GmbH
Konsul-Smidt-Straße 88
28217 Bremen
Email: office@first-privacy.com
Email: dpo@bial.com